Microsoft Excel

Exemple de modèles et lignes directrices pour la création de documents accessibles

Modèle Microsoft Excel

Comme les types de documents créés dans Excel peuvent être très variés, nous vous recommandons de rechercher « Modèles Accessibles » dans le répertoire de modèles de Microsoft et de parcourir les résultats pour trouver quelque chose qui corresponde à vos besoins. Après avoir choisi un modèle, passez en revue les lignes directrices de cette page pour vous assurer que votre classeur contient toutes les caractéristiques qui garantiront que votre document répond aux exigences de la LAPHO. Lorsque vous modifiez le modèle et/ou ajoutez votre contenu, veillez également à suivre les lignes directrices ci-dessous afin que le contenu que vous ajoutez à votre cahier de travail soit accessible.

Découvrir les modèles Excel gratuits et accessibles de Microsoft

Lignes directrices pour Microsoft Excel

Utiliser les conseils suivants pour créer un document accessible aux lecteurs atteints de divers handicaps.

Utilisez le vérificateur d’accessibilité intégré

Avant de commencer, vous devez activer le vérificateur d’accessibilité intégré à Microsoft Excel. Cela signalera tous les problèmes qui surviennent pendant votre travail afin que vous puissiez les résoudre immédiatement sans commettre la même erreur plus d’une fois.

  • Pour lancer manuellement le vérificateur d’accessibilité, sélectionnez Révision > Vérifier l’accessibilité. Le volet Accessibilité s’ouvre et vous pouvez désormais examiner et résoudre les problèmes d’accessibilité.
  • Au bas du volet Accessibilité, vous trouverez un lien vers le contenu d’aide sur la manière de rendre les documents accessibles. Examinez les informations et utilisez-les comme guide pour vous assurer que le contenu que vous ajoutez à ce modèle respecte les bonnes pratiques en matière d’accessibilité.
  • Améliorer l’accessibilité à l’aide du Vérificateur d’accessibilité

Utiliser un modèle accessible

Explorez les modèles Excel accessibles fournis par Microsoft sur le web ou dans Excel.

  • Pour découvrir les modèles dans votre navigateur web, sélectionnez le lien suivant : Consulter les modèles Microsoft Excel accessibles gratuitement sur le web
  • Pour consulter des modèles dans Excel, sélectionnez Fichier > Nouveau. Dans le champ Rechercher des modèles en ligne, tapez « modèles accessibles ». Sélectionnez l’un des modèles accessibles pour ouvrir un nouveau classeur basé sur le modèle.
  • Lorsque vous travaillez sur le modèle, veillez à respecter les approches décrites sur cette page pour vous assurer que l’accessibilité est conservée lorsque vous ajoutez du contenu et que le niveau d’accessibilité est conforme aux exigences de la LAPHO.
  • Comment commencer avec un modèle accessible dans Excel

Créez des tableaux simples avec des en-têtes utiles

Les lecteurs d’écran utilisent les informations d’en-tête pour identifier les lignes et les colonnes. Les lecteurs d’écran lisent le tableau de gauche à droite et de haut en bas.

  • Des en-têtes de tableau clairs fournissent un contexte et facilitent la navigation dans le contenu du tableau.
  • Évitez d’utiliser des structures de tableau complexes et concevez plutôt des tableaux aussi simples que possible. Les tableaux comportant des tableaux intégrés, des cellules combinées, des cellules divisées et/ou des lignes ou colonnes vides sont difficiles à parcourir pour les lecteurs d’écran.
  • Si vous ne pouvez pas éviter une cellule, une colonne ou une ligne vide, saisissez un texte expliquant qu’elle est vide. Par exemple, tapez N/A ou Intentionnellement vide.
  • Comment créer et formater des tableaux dans Excel

Donner un nom descriptif aux tableaux

Par défaut, Excel nomme les tableaux que vous créez « Tableau1 », « Tableau2 », « Tableau3 », etc. Au lieu de cela, donnez à chaque tableau un nom descriptif.

Choisissez les couleurs et le contraste avec soin

Vérifiez le contraste des couleurs et utilisez des arrière-plans simples. L’augmentation du contraste des couleurs facilite la visualisation pour les personnes malvoyantes.

  • Vérifiez le contraste des couleurs et utilisez des arrière-plans simples. L’augmentation du contraste des couleurs facilite la visualisation pour les personnes malvoyantes. Les directives pour l’accessibilité du contenu Web (WCAG) 2.0 recommandent un rapport minimum de 4,5 : 1 pour les textes volumineux et de 7 : 1 pour les autres textes et images. Par exemple, évitez le texte gris clair sur fond blanc ou le texte sur un fond photographique multicolore.
  • Voir Voir Bonnes pratiques : Choisissez les couleurs et le contraste avec soin pour plus de détails.
  • Pour vérifier le contraste, utilisez l’outil suivant : WebAIM contrast checker Un site Web qui vous permet de saisir des valeurs pour obtenir une note de réussite/échec basée sur la conformité WCAG. .

Ajouter une synthèse de la feuille dans la cellule A1

Si la feuille est longue ou complexe, ajoutez des instructions ou une synthèse de la feuille dans la cellule A1. Les personnes malvoyantes seront ainsi informées de ce qui est présenté dans votre feuille de calcul et de la manière de l’utiliser. Ce texte d’instruction peut être assorti à la couleur d’arrière-plan, ce qui le rend invisible pour les personnes voyantes, mais lui permet d’être lu par les lecteurs d’écran.

Donnez à tous les onglets des feuilles de travail des noms uniques et descriptifs

Les lecteurs d’écran lisent les noms des feuilles de travail. Le nom donné à chaque feuille de travail doit décrire avec précision le contenu de la feuille, et les feuilles vierges doivent être supprimées. Cela facilitera la navigation dans le classeur. Par défaut, Excel nomme les feuilles de calcul « Feuille 1 », « Feuille 2 », « Feuille 3 », etc.

Donner un nom aux formules et aux plages

Nommez les formules et les plages afin que les utilisateurs de lecteurs d’écran puissent rapidement identifier la fonction des cellules et des plages dans votre feuille de calcul. Les utilisateurs peuvent utiliser la commande Aller à (Ctrl+G) pour ouvrir une boîte de dialogue qui répertorie tous les noms définis. En sélectionnant un nom, l’utilisateur peut rapidement accéder à l’emplacement nommé.

Ajoutez un texte de remplacement pour les images

Le texte de remplacement vous permet d’ajouter des descriptions textuelles à des images ou à d’autres éléments visuels afin que les personnes utilisant des technologies d’assistance telles que les lecteurs d’écran puissent entendre une description audio de ce qui est représenté. Les éléments visuels comprennent les images, les graphiques SmartArt, les formes, les groupes, les diagrammes, les diagrammes croisés dynamiques, les objets intégrés, l’encre et les vidéos.

Rédiger des descriptions pour les liens

Les hyperliens vers des sites Web ou des ressources en ligne doivent inclure une description complète de la destination.

  • L’utilisation de l’adresse URL complète comme texte de l’hyperlien (par exemple https://www.google.ca) peut prêter à confusion lorsqu’elle est lue par un lecteur d’écran, surtout si elle est longue.
  • Une erreur courante consiste à utiliser des expressions telles que « Cliquez ici » comme textes d’affichage pour les hyperliens, qui n’incluent pas de description de la destination du lien ou de sa fonction.
  • Si le titre sur la page de destination de l’hyperlien donne un résumé précis du contenu de la page, utilisez-le pour le texte de l’hyperlien.
  • Comment utiliser des liens dans Excel

Vérifier la taille et l’alignement du texte

Pour améliorer la lisibilité de votre document, tenez compte du type de police, de sa taille, de son espacement et de son alignement. Les polices trop petites ou trop décoratives risquent de ne pas être lisibles par certains utilisateurs.

  • Dans la mesure du possible, alignez le texte à gauche. Le texte justifié est plus difficile à lire en raison de l’espace supplémentaire entre les mots.
  • Utiliser des polices sans empattement avec un espacement suffisant entre les lettres (par exemple Arial, Verdana, Helvetica, Century Gothic).
  • Utilisez des polices de 11 à 14 points pour le corps du texte.
  • Éviter d’utiliser l’italique car cela peut rendre le texte plus difficile à lire.
  • Évitez ou limitez l’utilisation des majuscules pour les mots entiers et les titres. Les lecteurs dyslexiques peuvent trouver les lettres minuscules plus faciles à lire, et l’utilisation excessive des lettres majuscules peut provoquer une surcharge et donner l’impression que le texte est trop long.
  • Utiliser le soulignement uniquement pour le texte d’un hyperlien afin d’aider les utilisateurs à être certains que le texte est un lien.
  • Augmenter légèrement l’interligne permet d’éviter d’encombrer le texte, ce qui permet aux personnes dyslexiques de suivre plus facilement les lignes.
  • Comment mettre en forme le texte dans les cellules avec Excel

Utiliser des étiquettes de texte pour les graphiques et les diagrammes

Assurez-vous que le style de graphique que vous choisissez comprend des étiquettes de texte, ne dépend pas uniquement de la couleur à comprendre et que le contraste des couleurs est approprié.

  • Sélectionnez le graphique, cliquez avec le bouton droit et choisissez Afficher le texte de remplacement pour ajouter ou modifier une description textuelle qui aidera les utilisateurs de lecteurs d’écran à comprendre le contenu du graphique.
  • Comment Créer des graphiques plus accessibles dans Excel